Bộ dữ liệu mở có điều kiện chỉ được khai thác theo mục đích đã đề xuất và được Viện chấp thuận. Quy trình gồm 4 bước:
- Đề xuất: tổ chức, cá nhân gửi phiếu đề xuất trao đổi dữ liệu trực tuyến, nêu rõ mục đích, phạm vi và thời hạn sử dụng.
- Thẩm định: Viện xem xét tính phù hợp của mục đích sử dụng và yêu cầu bổ sung thông tin nếu cần.
- Ký thỏa thuận: hai bên ký thỏa thuận trao đổi dữ liệu, cam kết bảo mật và không chia sẻ lại cho bên thứ ba.
- Cấp quyền: người dùng nhận thông tin truy cập; mọi lượt truy cập được ghi nhận.
Mỗi phiếu đề xuất có mã tra cứu để theo dõi tình trạng xử lý tại trang Tra cứu phản hồi.